Reuniões Intermináveis: A Obra-Prima do Desperdício (e como mudar isso em 3 passos)

Sua empresa faz reuniões intermináveis, que não levam a lugar algum? A culpa é sua! Isso se você for o líder, do contrário, é apenas parte do problema. Sei que é difícil ler/ouvir isso, mas é necessário. De acordo com uma pesquisa da Zippia (site de recrutamento e seleção), em média as empresas desperdiçam 31 horas/mês em reuniões que os funcionários consideram improdutivas. Mas a gente não precisava de uma pesquisa para saber disso, certo? E, por que ninguém faz nada?

Talvez você precise ser o "chato" que vai por um fim a essa tortura silenciosa. Seja online ou presencial, reuniões sem propósito, conduzidas de forma errática, com exposições desnecessárias e relatórios sem sentido, são comuns em todo tipo de organização.

Particularmente, detesto reuniões, apesar de reconhecer sua necessidade. Sou adepto de reuniões estruturadas, não as faço por fazer, é preciso propósito e determinação, isso mesmo, determinação para se manter no foco e desmarcar reuniões que não precisem ser realizadas.

Por isso, decidi criar uma lista com 3 ações simples que podem ajudar sua empresa a estruturar suas reuniões e torná-las momentos necessários de troca em vez da tradicional tortura com hora marcada.

• Reuniões com Propósito ou Nada de Reuniões

• Tenha um Host ou um Anfitrião

• Controle suas Tarefas

Reuniões com Propósito ou Nada de Reuniões

O primeiro passo é ter clareza dos objetivos da reunião, e os deixar claro para todos os participantes. Uma boa forma é aplicar o acrônimo SMART, para definir objetivos: Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo Determinado.

Use a tecnologia a seu favor! Softwares de gestão de tarefas, e-mail, grupos de WhatsApp, as opções são inúmeras. Antecipe sua agenda, envie detalhes dos temas que serão abordados durante a reunião, para que todos possam se preparar. Solicite informações, com antecedência, isso otimiza o tempo de todos. E convide apenas quem precise participar.

Veja o caso da Amazon

Se chegou até aqui e ainda não se convenceu da necessidade de estruturar suas reuniões, veja o que fez Jeff Bezos (CEO da Amazon). Ele simplesmente baniu apresentações em PowerPoint das reuniões da sua companhia. As reuniões guiadas por uma série de tópicos listados em slides eram maçantes e "pacatas" demais.

A empresa adotou um processo em que os participantes recebem todo o material com antecedência, um documento de até 6 páginas ou 30 minutos de leitura, e então partem para a reunião em que discutem os temas do documento.

Tenha um host ou um Anfitrião

A pessoa responsável por controlar administrativa e tecnicamente a reunião. Pense nela como a dona da sala de reunião, controlando a pauta, o tempo e o andamento dos encontros.

O host precisa de autonomia e autoridade para liderar e cortar conversas paralelas, retomar ao assunto, quando o grupo se dispersa. Ele inicia e encerra a reunião, em sala online, o host pode conceder parte dos seus privilégios a outros participantes (co-hosts), moderando as discussões.

Controle suas Tarefas

Gerenciar as atividades, tarefas e decisões é um passo primordial para avaliar a eficiência das suas reuniões.

Muitas organizações criam atas das suas reuniões, o que pode ser interessante, caso respeite o propósito da reunião. Faça um registro das reuniões, que devem ser disponibilizados a todos os participantes e servir como material de apoio e consulta.

Evite editores de texto, como Word, bloco de notas e outras soluções de difícil compartilhamento, prefira softwares de gestão de tarefas e produtividade: Clickup, Jira, Trello, Asana, Notion, Microsoft To Do, Monday.

Além de registrar a discussão, essas ferramentas gerenciam as tarefas, que podem ser endereçadas aos responsáveis, acompanhadas por todos, além de gerarem relatórios de produtividade.

Dica Extra

Reuniões sem foco são veneno para a produtividade e o moral das equipes. Adotar práticas simples como essas pode ser o diferencial entre uma equipe eficiente e uma que apenas parece ocupada. Quer ir além?

Você pode se aprofundar ainda mais no tema de reuniões estruturadas. Para isso, eu indico o livro Sprint: O método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias | Amazon.com.br